Ein Assistent, der Anfragen sortiert, ablegt und Antworten vorbereitet.

Jede Anfrage über ein Website-Formular löst dieselbe Handarbeit aus: E-Mail lesen, Daten in eine Übersicht übertragen, Eingangsbestätigung schreiben, Antwort formulieren. Bei wenigen Anfragen ist das lästig — bei vielen frisst es täglich Arbeitszeit.

Diesen Workflow haben wir als Prototyp für unseren eigenen Anfrageprozess gebaut. Er ist gleichzeitig die Vorlage, die wir für Kundenprojekte anpassen.

• Anfragen landen unstrukturiert im Postfach und gehen zwischen anderen E-Mails unter.
• Das Übertragen in Listen oder Tabellen ist manuelle Tipparbeit — fehleranfällig und aufschiebbar.
• Kunden warten auf eine erste Reaktion, obwohl 80 % der Antwort immer gleich aufgebaut ist.

Ein Ablauf, der jede Anfrage automatisch prüft, ablegt und vorbereitet — sodass der Mensch nur noch das tut, was wirklich menschliches Urteil braucht: den Antwortentwurf prüfen, anpassen und absenden.

Der Workflow besteht aus fünf nachvollziehbaren Stationen:

• 1 · Empfangen: Das Website-Formular übergibt die Anfrage per Webhook direkt an n8n.
• 2 · Prüfen: Pflichtangaben vorhanden? Spam-Merkmale? Unvollständiges wird markiert statt verworfen.
• 3 · Ablegen: Jede Anfrage landet als neue Zeile in einer Übersichtstabelle — mit Status, Datum und allen Angaben.
• 4 · Vorbereiten: Ein KI-Baustein erstellt aus den Angaben einen Antwortentwurf — als Entwurf, nie als automatische Antwort.
• 5 · Benachrichtigen: Der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung, das Team eine kompakte Zusammenfassung mit dem Entwurf.

Bei Automatisierungen bedeutet „Design“ vor allem: Der Ablauf muss verständlich und kontrollierbar bleiben. Jeder Schritt hat genau eine Aufgabe, Fehlerfälle sind vorgesehen (was passiert bei unvollständigen Daten?), und der Mensch behält die letzte Entscheidung — der KI-Entwurf wird geprüft, nicht blind versendet.

Umgesetzt in n8n, einem quelloffenen Automatisierungswerkzeug, das selbst gehostet oder als Cloud-Dienst betrieben werden kann. Zugangsdaten liegen verschlüsselt in der n8n-Umgebung — nie im Quellcode der Website.

Die Bausteine sind austauschbar: Statt einer Tabelle kann ein CRM angebunden werden, statt E-Mail eine Messenger-Benachrichtigung. Genau diese Flexibilität macht n8n für kleine Betriebe interessant — man startet klein und erweitert bei Bedarf.

Ein funktionierender Prototyp, der unseren eigenen Anfrageprozess trägt und als erprobte Vorlage für Kundenprojekte dient. Auf erfundene Einsparzahlen verzichten wir — die ehrliche Aussage ist einfacher: Was vorher fünf manuelle Schritte waren, ist jetzt einer — der Blick auf den fertigen Entwurf.